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成本节约的速赢方法---战略采购---彭烨

2006年4月15日

  “商业中获益于独立性的最大的潜在机会,就存在于生产企业与其供应商之间。这是所剩的赢取竞争优势最大的未开发领域——没有什么领域象该领域一样是如此地被人忽视。”

  ——彼得.德鲁克(1982)

  在全球企业的产品成本构成中,采购的原材料及零部件成本占企业总成本的比重随行业的不同而不同,大约在30%~90%之间,平均水平在60%以上。从世界范围来看,对于一个典型的制造型企业来说,一般采购成本(包括原材料和零部件)要占60%,人力资源投入要占20%,各种费用占15%。因此可以清楚地看到,采购成本是企业成本控制中的主体和核心部分,采购成本控制是企业(尤其是制造型企业)成本控制中最有价值的部分。

  远迅的管理实践和服务经验来看,采购的成本节约将给企业带来明显的利润杠杆。下图是以远迅服务的某上市公司的财务数据为例(按照比例进行了简化)进行了分析,可以清晰的看到,对于该公司,采购成本的每5%的下降,将带来税前净收入20%的上升。当然,对于原材料占销售收入构成比例不同的公司而言,采购对利润的杠杆效益也不同,原材料采购占销售收入比重越大的公司,杠杆效益越明显。如果该公司原材料占销售收入比重达65%,则采购成本的每5%的下降,将带来税前净收入高达90%的上升!

  图一

 虽然采购对企业的影响如此之大,但在高速发展的中国市场中,中国的企业家对采购的关注和重视程度似乎正如德鲁克所描绘的一样,大部分企业的采购职能被忽视。采购部门只是作为一个普通的职能部门,承担事务性的采购工作,CEO对营销和市场的关注远远超过对采购的关注。从远迅对中国企业的服务实践和观察来看,中国企业在采购活动中,主要表现出的问题有如下六点:

  一、 没有建立采购成本数据库,对采购品种没有进行分类管理

  
在采购管理领域,20/80原则同样体现的非常明显,通常企业80%的采购成本会集中在20%的采购品类上,因此应当对采购品种进行分类管理,可以分为战略性采购和操作性采购。但一般的企业往往是胡子眉毛一把抓,不区分采购品类的重要性,使得生产与采购的协调难度较大,容易出现扯皮现象,缺乏良好的监督机制(组织上的保障)。同时分供方优化的工作无法系统地开展,采购部门容易陷入日常的业务,管理资源得不到优化配置。

  二、 采购职能分散

  
在一些大的企业集团中,最初的模式是由专职采购部门执行统一的采购,公司集团壮大了,许多子公司开始自行组织采购,特别是在实行了全面经营核算的集团公司里,子公司不满意统一采购而自行采购的情况非常普遍。集团企业的分散采购忽略了整体利益的最大化,分散了集中采购量带来的价格、质量和售后服务优势,同时也给供应商管理带来了非常明显的问题和困难。在一个集团企业中,出现了集团采购部门及下属不同子公司从同一家供应商那里采购同种产品,价格却不同的现象。

  三、 没有建立科学的供应商分级管理体系

  
在供应商选择方面,没有建立基于事实和数据的供应市场分析方法,获取潜在供应商信息的渠道较为狭窄。同时也没有一套成体系的方法对供应商加以评估,供应商资格认证的评审依据不充分,供应商的认定有时只凭领导意志决定,供应商管理更多的是基于个人关系而不是客观的评估程序。
  缺乏对主要供应商的管理能力,当供应商流失或变更时不能主动应变。没有与关键供应商达成深层次的合作关系,不注重长期供应商的关系管理。采购中只注重谈判、比价、压价,缺乏从关注谈判向建立战略合作伙伴关系转变,更没有从一味压价向建立双赢机制转变。
  与大部分供应商的沟通与合作尚停留在交易层面,缺乏对供应商的评估体系,也没有建立基于评估结果的供应商激励机制(如供货量的重新调整)和淘汰机制。极少为供应商提供增值机会来实现长期合作。

  四、 采购组织机构和流程的不规范

  
由于采购职能的分散,总部采购部门的缺失,导致采购工作的协调性较差。集团型企业采购部的定位往往不明确,同时内部的物料划分缺乏统一清晰的标准。
  采购部战略采购与操作采购职能分工不明确,采购人员大部分时间用于处理事务性工作,采购部与相关部门在沟通、协调方面存在较大障碍(尤其是生产部门),不能有充分发挥采购部的采购职能。同时采购部门很少参与新产品开发,新产品的供应商开发往往由技术部门负责产品开发和选择供应商;采购部门被动执行采购任务,很难推动产品规格的合理化。
  在流程管理方面,很多企业缺少了一些核心的采购流程设计,如采购政策制定流程、年度采购招标流程、年度采购计划预算编制流程、供应商选择流程等等。流程的缺失导致采购工作随意性很大。以年度采购计划预算编制流程为例,很多企业由于预算管理体系的不完善,往往在年初不会制订采购计划预算,由于没有明确的采购计划,缺乏对采购需求的分析和对供应商的培养,导致大量的常规采购变成突发性的临时采购,成本大量上升。同时由于没有计划的指导,部门间缺乏必要的沟通与衔接,大部分采购都是急性的,其结果就是采购部门在疲于奔命地买东西,根本没有时间做详细的市场调查,企业管理者却弄不清采购部门整天忙忙碌碌的在干什么。

  五、 对采购人员的绩效评估体系不完备,激励体系不科学
  

  在大部分的企业管理中,采购工作的目标主要以保证生产为主,对采购部门和人员的考核也以不影响生产为主要指标,因此采购的数量往往超过实际的生产需要,是造成库存增加和供应链成本上升的主要原因之一。对采购部和采购人员没有系统的绩效评估体系,没有对价格、质量、交货期、采购批量、采购批次、采购金额、采购量、资金周转、库存水平等指标的综合考虑,因此采购人员的行为主要基于对生产保证和采购价格的关注,使得总购置成本上升。
  由于采购绩效评估体系的不完备,自然使得对采购人员的激励机制不科学,甚至在个别中小企业中出现了以采购部一年采购金额作为奖金发放基础的古怪做法,这种做法对采购人员的工作行为完全是一种错误导向。

  六、 没有建立采购内控体系

  企业缺乏有效的工具和信息平台进行采购跟踪、评估、分析、控制和科学决策。究竟什么样的采购才是符合企业利益的?到底采购价格为多少才是合理的?在普遍存在采购阴影的大环境中怎样实施有效的监督检查?怎样才能事前控制而不是亡羊补牢?这些问题可以说是每个公司高层管理者都非常头痛的问题,其根本原因在于没有通过流程管理建立一个规范的内控体系,对采购进行跟踪、评估、分析和科学决策。

  企业经营的本质来说,无论一个公司的核心竞争力是服务、技术研发、营销还是生产,目前是盈利的还是非盈利的,理解并管理成本和供应来源对于企业成长和获取竞争优势都是基本的,所以战略采购对于企业来说并不是一个可有可无的职能,而是一个必须具备的关键职能。战略采购是一种有别于常规采购的思考方法,它与普遍意义上的采购区别是前者注重要素是“最低总成本”而后者注重要素是“单一最低采购价格”。简单地说,战略采购是用于系统的评估一个公司的购买需求及确认内部和外部机会,从而减少总成本的管理方法。

  战略采购的好处在于充分平衡企业内外部优势,以降低整体成本为宗旨,涵盖整个采购流程,实现从需求描述直至付款的全程管理。战略采购包括以下几个重要原则: 

  1.总购置成本最低
  总购置成本(总所有权成本)不仅仅是简单的价格,还承担着将采购的作用上升为全面成本管理的责任。总购置成本是企业购置原料和服务所支付的实际总价,包括安装费用、税、存货成本、运输成本、检验费、修复或调整费用等。低价格可能导致高的总购置成本,虽然是个很明显的事实,但往往被忽视。总成本最优被许多企业的管理者误解为以价格最低,只要购买价格低就好,很少考虑使用成本、管理成本和其他无形资本。采购决策影响着后续的运输、调配、维护、调换乃至产品的更新换代,因此必须有总体成本考虑的远见,必须对整个采购流程中所涉及的关键成本环节和其他相关的长期潜在成本进行评估。

  2.战略采购的最优方法是建立双赢的战略合作伙伴关系
  从采购方法来看,有四种主要的手段和思想,这些手段和企业管理层的思路与文化风格是密切相关的,比如日本企业更多的倾向于高合作关系的承诺,而美国公司更倾向于竞争性定价的承诺。战略采购过程不应当是零和博弈,一方获利一方失利,战略采购的谈判应该是一个商业协商的过程,而不是利用采购杠杆,压制供应商进行价格妥协。应当基于对原材料市场的充分了解和企业自身长远规划的双赢沟通

图二:采购方法四位图

  3.建立战略采购的核心能力
  双赢采购的关键不完全是一套采购的技能,而是范围更广泛的一套组织能力。很少有公司同时具备了以下六种能力,但至少应当具备公共的能力。如下图所示,公共能力包括三个部分。第一种为总成本建模,它为整个采购流程提供了基础;创建采购战略推动了从战术的采购观点向战略观点的重要转换;建立并维持供应商关系注重的是双赢采购模式的合作部分。

  图三:双赢采购的组织能力

  迅在为国内企业服务的过程中,根据中国企业的管理特点和文化风格,建立了独特的远迅战略采购咨询服务体系,通过以下五个步骤和内容来建立战略采购体系:

  一、建立采购成本数据库,对采购品种进行分类

  在战略采购中,采购管理者首先应当考虑的是采购品种的分类,即找出占80%采购成本的20%核心A品类,然后考虑这些材料的采购数量、采购需求预测、采购物资的规格、定价因素、供应商地点、供应商的表现等采购管理类别。

  二、选择核心A类生产性采购品种开展工作,建立供应商名单,对供应商进行调查。

  通过深入分析原材料的供应市场,全面收集供应商的数据信息,可以初步拟定原材料的供应商名单,并通过数据分析,检验、调整和比较行业采购成本数据和绩效表现水平,并在此基础上制订采购策略。
  综合考虑原材料供应市场的复杂度和原材料对企业生产的影响程度,可以确定四种采购类型,并针对这四种不同的采购类型确定不同的采购策略:

 

  三、确定短期内采购成本下降、供应商绩效提高的目标和策略,以及实施方案。

  
在这个阶段开始谈判并选择供应商,在这个过程中,一般会经历两到三轮的供应商谈判和供应商实地考察。在采购选择通过后,实施采购决定并根据采购管理的类别设计采购绩效评估体系,评价供应商表现。

  四、根据方案实施和供应商反馈情况,建立A类采购品种供应商管理体系和战略采购体系及规范,并形成战略采购操作手册。

  五、基于战略性采购与供应商管理体系,建立供应部的采购管理体系,包括:

  1、采购业务流程设计;
  2、供应部组织结构设计与岗位设置;
  3、基于采购流程的内部控制制度设计;
  4、供应部绩效管理体系和薪酬体系设计。

  在以上所有工作有效开展的基础上,将战略采购纳入持续的采购流程中,根据供应市场的变化不断改进评估标准,持续改进采购流程、改善采购质量、降低采购成本,建立企业强大的成本控制能力。

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